Arinan ulkoisen työvoiman rekisteri

Arina ulkoisen työvoiman rekisteri

 

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1.       Rekisterinpitäjä

 

Osuuskauppa Arina
Nuottasaarentie 1
90400 Oulu
y-tunnus 0187614-3
2.       Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi
3.       Rekisteriasioita hoitava henkilö

 

arina.tietosuoja@sok.fi
Rekisterin nimi Ulkoisen työvoiman rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Ulkoisen työvoiman henkilötiedon  käsittely
Henkilötietojen käsittelyn peruste Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisteröidyn suostumus siltä osin kuin kyse on sijaintitietojen käsittelystä

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta  

Rekisterinpitäjän eli ulkopuolisen työvoiman käyttäjän kannalta on välttämätöntä tietää, kuka tulee suorittamaan tiettyä tehtävää. Toisaalta rekisteröity voi kohtuudella odottaa, että hänen henkilötietojaan tarvitaan käyttäjäyrityksen eli rekisterinpitäjän toiminnassa henkilön yksilöimiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot ja -ryhmät  

Vuokratyöntekijät:

Keikkatyöntekijän nimi näkyy työvuoroluettelossa työvuorosuunnittelujärjestelmässä (Elli) tai/ja paperisella työvuorolistalla seinässä.

Vakio-ekstraajista saatetaan lisäksi pitää puhelinnumerotietoa seinällä.

Suorasijoitetut rinnastuvat pääosin omiin työsuhteisiin työntekijöihin. Heidän työvuorotietonsa näkyvät työvuorosuunnittelujärjestelmässä, heille tilataan työvaatteet, heidät liitetään henkilöstön itsepalveluportaaliin, jonka kautta he näkevät työvuoronsa ja voivat esittää työvuorotoiveita. Näistä henkilöistä kirjataan myös henkilötunnus järjestelmään tunnistautumista varten.

Henkilön nimi esiintyy myös kassojen istumajärjestyksessä.

Kulkuoikeudet kuitataan erilliseen listaan.

Vuokratyöntekijöiden tiedot viedään myös Massiin (rahankäsittelyjärjestelmä).

Palkattomat harjoittelijat:

Henkilön kanssa tehdään oppilaitoksen tai TE-toimiston mallin mukainen harjoittelusopimus, josta ilmenee nimi, yhteystiedot, henkilötunnus.

TET-harjoittelijoista käsitellään suppeammin tietoa käytössä olevan TET-lomakkeen mukaan, kuten henkilön nimi ja koululuokka.

 

Muu tilapäinen työvoima (esim. inventaarityövoima):

Henkilöiden nimet kerätään erilliseen listaan, sekä kunkin tekemät tunnit, joiden perusteella maksetaan sovittu tuntiperusteinen taksa yhdistykselle tms. jonka kanssa työvoiman käytöstä on sovittu.

   
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu joko vuokratyöyritykseltä (tai sen järjestelmästä, johon rekisterinpitäjällä on pääsy) tai rekisteröidyltä itseltään tai hänet lähettäneeltä taholta, tai ne ovat kerääntyneet työskentelyn kestäessä rekisterinpitäjän järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin.
Henkilötietojen vastaanottajat  Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolelle.

Esim. oppilaitokselle voidaan kuitenkin luovuttaa arvio henkilön suoriutumisesta, jos kyseinen prosessi sitä edellyttää. SOK:lle ja verkkokaupan tilaajalle voidaan tilausseurantaa varten luovuttaa kuljettajan nimi ja yhteystiedot sekä kuljettajan päätelaitteen tai ajoneuvon sijaintitiedot.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti.

Ne perustuvat viime kädessä rekisterinpitäjän arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.

Harjoittelusopimukset säilytetään kunnes harjoittelu on päättynyt ja siihen liittyvät toimenpiteet suoritettu (ohjeellisesti kuluva + 1 vuotta).

Verkkokaupan keräämiseen ja toimittamiseen liittyviä tietoja säilytetään korkeintaan 5 vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suostumuksen peruuttaminen Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.  Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Rekisterinpitäjä ei voi hyödyntää sellaisen ulkoisen henkilön työpanosta, joka ei ole valmis toimittamaan yllä mainittuja henkilötietojaan.

 

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.