Markkinointirekisteri

Markkinointirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina:

Postiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Käyntiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Y-tunnus: 0187614-3

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

arina.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

Markkinointirekisteri

Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan markkinointi- ja viestintätarkoituksissa yhteydenoton, tapahtumakutsujen ja materiaalin lähettämiseen sekä palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen sekä mahdollisten vaikuttajayhteistöiden sopimiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Arina.
Käsittelyn tarkoitukset	Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan markkinointi- ja viestintätarkoituksissa yhteydenoton, tapahtumakutsujen ja materiaalin lähettämiseen sekä palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen sekä mahdollisten vaikuttajayhteistöiden sopimiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Arina.
Käsittelyn peruste	Art. 6.1 a) Suostumus Henkilötietoja käsitellään perustuen henkilön antamaan suostumukseen
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta	Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä	Markkinointiluvan antaneet henkilöt
Käsiteltävät henkilötiedot	Markkinointirekisteri sisältää tietoja henkilötietojen käsittelyyn suostumuksensa antaneista henkilöistä. Henkilöihin liittyvät tiedot ovat seuraavia: • etu- ja sukunimi • sähköpostiosoite • puhelinnumero • markkinointisuostumus ja/tai kielto • katuosoite • äidinkieli • syntymävuosi tai syntymäpäivä tai ikä •sosiaalisen median kanavien käyttäjätunnukset sekä muut profiloivat tiedot
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä	Yleiset sosiaalisen median kanavat
Vastaanottajaryhmät	Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Emme luovuta tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet	Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit	Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitetuissa markkinointi- ja viestintätarkoituksissa. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä henkilön käytettyä kielto-oikeuttaan tai kun on perusteltu syy olettaa, etteivät henkilötiedot ole enää täsmällisiä (esimerkiksi viestit eivät mene enää perille).
Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Suostumuksen peruuttaminen	Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa sähköisissä markkinointiviesteissä olevan linkin avulla tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle	Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot	Kieleen ja ikään liittyviä henkilötietoja käytetään viestinnän kohdentamiseen
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista	Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Varausrekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Päivitetty 042022