Edustajistovaalirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina:                                               044 788 5899

Postiosoite:                                                               PL 823, 00088 S-Ryhmä

Käyntiosoite:                                                             Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Y-tunnus:                                                                    0187614-3

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

arina.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

Hallinnon yhteystietorekisteri

Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan edustajiston vaalien ehdokaslistojen ja vaalikoneen tuottamiseen, ehdokkaiden esittelyyn ja edustajistovaalin järjestämiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Arina.
Edustajistovaalirekisteri
Käsittelyn tarkoitukset
 Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokasilmoituksen tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ehdokasilmoituksen asiamiehille ja vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajistovaalien ehdokkaille.  Osuuskauppa määrittää vaalikonepalvelun syötettävät tiedot.

Ehdokasilmoituksien ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.

Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä.

Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.
Käsittelyn peruste
 Art. 6.1 a) Suostumus
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
 Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
 Edustajistovaalin ehdokkaat, asiamiehet ja varamiehet
Käsiteltävät henkilötiedot
 Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokasilmoituksien asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:

  • ehdokasilmoituksen asiamiehen ja varamiehen nimi
  • osoite
  • jäsennumero
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite

Ehdokkaan ehdokasilmoitukseen antamia tietoja tiedot:

  • nimi
  • ehdokkaan arvo tai ammatti
  • osoite
  • asuinkunta
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • jäsennumero

Ehdokkaan vaalikoneeseen antamia tietoja:

  • ehdokkaan vaalialue
  • ehdokkaan numero
  • ehdokkaan asuinkunta
  • ikä
  • kokemus edustajiston työskentelystä
  • ehdokkaan motto tai vaaliteema
  • muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
  • ehdokkaan valokuva
  • ehdokkaan verkkosivun tai Facebook-sivun osoite
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
 Ehdokasilmoituksen asiamies ja/tai ehdokas itse
Vastaanottajaryhmät
 Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään kumppanin toimesta Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin
 Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
 Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Rekisterin tietoja voidaan säilyttää Osuuskaupan vaalivuoden loppuun saakka. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti kun henkilön toimikausi päättyy.
Rekisteröidyn oikeudet
 Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Suostumuksen peruuttaminen
 Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.

Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokasilmoitusta varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokasilmoituksen asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
 Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
 Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset
 Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vaalijärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta ovat hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

Takaisin Arinan henkilörekisterien pääsivulle