Tilausten ja varausten yhteystietorekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Arina: 044 788 5899
Postiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu
Käyntiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu
Y-tunnus: 0187614-3
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
Rekisteriasioita hoitava henkilö
arina.tietosuoja@sok.fi
Rekisterin nimi
Tilausten ja varausten yhteystietorekisteri
Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti tekemäsi varauksen toteuttamiseksi tai tilauksen toimittamiseksi. Varausta tai tilausta varten toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Arina. | |
Käsittelyn tarkoitukset | Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on väliaikainen henkilötietojen käsittely toimipaikassa tilauksen toimittamiseksi tai varauksen toteuttamiseksi. |
Käsittelyn peruste | Art. 6.1 b) Sopimus
Henkilötietoja käsitellään Osuuskauppa Arinan ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttamiseksi. |
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta | Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun. |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä | Tilauksen tai varauksen tehneet asiakkaat |
Käsiteltävät henkilötiedot | Yhteystiedot: nimi ja puhelinnumero
Tilauksen tai varauksen tiedot |
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Tiedot saadaan henkilöltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti käyttäen paperilomaketta. |
Vastaanottajaryhmät | Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin manuaalissa tai sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajana toimivien kumppaneiden toimesta. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. |
Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin | Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. |
Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit | Tiedot hävitetään viipymättä tilauksen toimituksen tai varauksen toteutumisen ja toimituksen jälkeen. |
Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. |
Suostumuksen peruuttaminen | Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen. |
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle | Asiakkaan tekemä tilaus tai varaus ei toteudu. |
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. |
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Varausrekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |