Osuuskauppa Arina Ruoan verkkokaupan tilaustoimintaan liittyvä rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

[Päivitetty viimeksi 13.01.2022]

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina

Postiosoite:                                             Nuottasaarentie 1

Vaihde:                                                    08 3135 900 / 044 788 5899

Käyntiosoite:                                          Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Y-tunnus:                                                0187614-3

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

arina.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Ruoanverkkokaupan asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan tekemän tilauksen keräämiseen ja toimittamiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseen.

S-kauppojen maksamattomien epäonnistuneiden veloitusten siirto perittäväksi asiakasomistajien osalta

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art 6.1 b) Sopimus

Sopimus, joka muodostuu, kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa.

Art. 6.1 f) Oikeutettu etu

Oikeutettu etu voi liittyä rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeusturvan toteutumiseen tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen. Tietoja voidaan käyttää oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan tekemään tilaukseen S-kaupat.fi verkkosivustolla sekä Osuuskauppa Arinan väliseen sopimukseen tilauksen kuljettamisesta. Osuuskauppa Arinan tekemiin kuljetussopimuksiin Kuljetuspalvelu J&A Suorsa Ay:n ja Putaan Kuljetusduo Oy:n kanssa

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Asiakkaan nimi
• Asiakkaan puhelinnumero
• Asiakkaan sähköposti
• Asiakkaan henkilötunnus
• Asiakkaan osoite (kotiinkuljetukset)
• Yritysasiakkaan yrityksen nimi ja y-tunnus
• Tilauskohtainen tilausnumero
• Tilauksen sisältö eli tilatut tuotteet ja niiden summat
• Toimitukseen liittyvät tiedot: tilauksen tekemisen ajankohta, tilauksen toimitusaika
• Asiakkaan mahdollisesti ilmoittamat lisätiedot, kuten. ovikoodi rappukäytävään tai ohjeita liittyen keräilyyn (esim. banaanien on oltava mahdollisimman raakoja).
• Osuuskaupan jäsennumero

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, tilauksen tiedot, asiakkaan ilmoittamat lisätiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta verkkosivujen lomakkeen avulla SOK:n ylläpitämässä S-ryhmän ruuan verkkokaupassa, josta ne luovutetaan Osuuskauppa Arinalle tilauksen keräilyä ja toimittamista varten.

Verkkokauppatilausten perintään asiakasomistajan tiedot luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteristä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat asiakkaan tilauksen toimittamiseen asiakkaalle.

Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää perintäkumppaneille.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU:n mallisopimuksiin.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään tilauksen toimituksen jälkeen korkeintaan 3 kuukautta mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseksi.

Osuuskauppa Arinan perintäprosessin säilytysaikakäytäntö kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Emme voi toimittaa asiakkaan tilausta ilman henkilötietojen käsittelyä.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

Päivitetty 102024