Kiinteistösidosryhmärekisteri

Osuuskauppa Arinan ja Arinan Kiinteistöt Oy:n rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Arinan Kiinteistöt Oy

Postiosoite:                         Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Käyntiosoite:                       Tyrnäväntie 16 A, 2. krs, 90400 Oulu

Y-tunnus:                            0187614-3 / 2156810-5

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.arina@sok.fi

  1. Rekisterin nimi

Arinan Kiinteistöt Oy:n rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisteri.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon.

Vuokrasopimuksen ja kiinteistöhallinnon sopimuksien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • varmistaa sopimusosapuolen henkilöllisyys ja oikeus hoitaa kyseistä asiaa
  • vuokran maksuseuranta

Kiinteistöjen ylläpidon ja rakennuttamisen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja. Käsittelyn tarkoitus on toiminnan varmistaminen, tiedon jakaminen, yhteydenpito häiriötilanteissa ja mahdolliset muut yhteydenotot.

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen

  • kirjanpitolaki
  • laki asuinhuoneiston vuokrauksesta
  • laki liikehuoneiston vuokrauksesta
  • maankäyttö- ja rakennuslaki
  • asunto-osakeyhtiölaki
  • osakeyhtiölaki

Henkilötunnuksen käsittely perustuu lakisäteiseen velvoitteeseen, rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Kiinteistöjen rakennuttamisen ja hallinnan osalta on tehty sopimukset sekä ylläpidossa nimetyt huoltomiehet.

 

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Vuokrasopimus:

  • vuokralaisen nimi
  • henkilötunnus/y-tunnus
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköposti
  • muut taloudessa asuvat

Rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon ja kiinteistöhallinnon järjestäminen

  • nimi
  • henkilötunnus (henkilökohtaiset valtakirjat/kauppakirjat)
  • työyhteystiedot/yhteystiedot
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • ammatti

 

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Vuokraus: Yhteystiedot, henkilötunnus

Kiinteistöhallinto: Yhteystiedot, maksuyhteystiedot (tilinumero)

Rakennuttaminen: Yhteystiedot

Ylläpito: Yhteystiedot

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai sidosryhmän yhteyshenkilöltä tai yritykseltä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Näitä ovat esimerkiksi:

  • SysArt Oy, Requeste tehtävienhallinta
  • Granlund Manager (vikailmoitukset palvelupyynnöt)
  • Haahtelan Rakennuttamistieto/Kiinteistötieto/PRIS
  • Enerkey
  • Prodect

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rajattuja henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa kohteen huoltoliikkeelle heidän työtänsä velvoittavissa rajoissa.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

  1. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Vuokrasopimuksia säilytetään vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen lain velvoittamin edellytyksin kuusi+yksi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.

Rakennuttamiseen, kiinteistöjen ylläpitoon, kiinteistöhallintoon liittyviä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin yhteistyö kyseisen sidosryhmän ja henkilön välillä on ajankohtaista.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Vaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterin pitäjänä toimiva kerää vain prosessin kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia.

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, henkilö voi kieltäytyä suostumuksen antamisesta seuraamuksetta.

 

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisten henkilötietoluokkien 1-3 mukaisia tietoja. Rekisterien tiedoista on henkilötietoluokan 1-3 mukaista tietoa (yhteystiedot).

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti