1. Rekisterinpitäjä

OSUUSKAUPPA ARINA

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa laskutusasiakkuus asiakkaan valitsemassa Osuuskauppa Arinan toimipaikassa.

Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Osuuskauppa Arinan tarkastamaan luottokelpoisuutensa ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely laskutusasiakkuuden mahdollistamiseksi perustuu sopimukseen asiakkaan ja toimipaikan välillä.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Katuosoite, postinumero, toimipaikka
• Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
• Puhelinnumero
• S-Etukortin numero
• Tieto mahdollisista ostorajoituksista
• Tilimyynnin yläraja / kk
• Osuuskaupan jäsennumero
• Tosite ostotapahtumasta
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta ja mahdollisesta maksuhäiriömerkinnästä
• Tieto työnantajasta
• Tieto mahdollisesta puolisosta

5. Mistä saamme henkilötiedot?

Tiedot saadaan lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppaneiden järjestelmistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle erääntyneen saatavan perintään siirtämiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiimme tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Henkilötietojen säilytysajat perustuvat kirjanpitolain vaatimuksiin.

Laskutussopimusta ja laskutukseen liittyviä henkilötietoja säilytämme sopimuksen voimassaoloajan, ja [kuusi] seuraavaa vuotta . Ostojen kuittaustositteita säilytämme kuluvan ja [kolme] seuraavaa vuotta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilön luottoluokitustieto saadaan yhteistyökumppanimme luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Käsittelemme tietoja automaattisesti luottopäätösjärjestelmään ennalta määriteltyjen päätössääntöjen mukaisesti. Tarkastelemme automaattisessa arvioinnissa luotonmyönnön edellytyksiä. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä ruokatiliasiakkuuden perustamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.

11. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Posti- ja käyntiosoite: Osuuskauppa Arina/ Konttori, Nuottasaarentie 1, 90400 OULU

Y-tunnus: 0187614-3

Arina tietosuoja yhteystiedot

Arina.Tietosuoja@sok.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Päivitetty 21.3.2025