Utlottningsregister för Handelslaget Arinas fullmäktigeval

UTLOTTNINGSREGISTER FÖR HANDELSLAGET ARINAS FULLMÄKTIGEVALDATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 1.1.2026)Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19RegisteransvarigOsuuskauppa ArinaPostadress: PL 823, 00088 S-RyhmäBesöksadress: Nuottasaarentie 1, 90400 OuluFO-nummer 0187614–3Dataskyddsombudets kontaktuppgifter tietosuojavastaava@sok.fi Person som sköter registerärendenarina.tietosuoja@sok.fiRegistrets namnUtlottningsregister för Handelslaget Arinas fullmäktigevalÄndamål med behandling av personuppgifterI Handelslaget Arinas fullmäktigeval 2026 används väljarnas uppgifter en gång för att arrangera utlottningen bland alla röstberättigade personalmedlemmar i Handelslaget Arina som röstat. Vinnarna dras ur databasen för Arinas val på uppdrag av Edita Prima Oy som tillhandahåller valtjänster. Utlottningen sker med hjälp av systemtekniska medel så att valhemligheten bevaras och väljaren inte kan kopplas till den angivna rösten.Väljarnas uppgifter används för att genomföra utlottningen, kontakta vinnaren och leverera priset till vinnaren.Utlottningen arrangeras av Handelslaget Arina.Om väljaren inte vill att hens uppgifter ska användas vid utlottningen ska hen meddela sitt namn och sitt medlemsnummer i handelslaget till vaali.arina@sok.fi senast 23.4.2026. Väljaren kan då inte delta i utlottningen.Vinnarens namn och hemkommun kan publiceras, om vinnaren på särskild begäran efter utlottningen ger sitt samtycke till det.Grund för behandling av personuppgifterPersonuppgifter behandlas på följande grunderArt. 6.1 a) SamtyckeUtlämningen av vinnarens namn och hemkommun grundar sig på vinnarens samtycke. Art. 6.1 f) Berättigat intresse Behandlingen av personuppgifter för anordnande av utlottning, kontakt med vinnaren och leverans av priset till vinnaren grundar sig på ett berättigat intresse.Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresseRöstberättigade medlemmar väljer genom val personer att företräda ägarkunderna och utöva beslutanderätt i det egna handelslagets fullmäktige. Det handlar därmed om handelslagens och hela S-gruppens behov av att få sina röstberättigade medlemmar att aktivera sig i handelslagets verksamhet genom att rösta i lagstadgade fullmäktigeval. Dessutom vill man genom utlottning och belöning väcka intresse för fullmäktigevalet.Personuppgifter som behandlas

namn och medlemsnummer i handelslaget
hemkommun
telefonnummer, e-postadress eller postadress

Personuppgiftsgrupper som behandlasNamn och kontaktuppgifter Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källorDe uppgifter som behövs för leveransen av priset och det samtycke som behövs för publiceringen av vinnaren fås av vinnaren själv.De uppgifter som behövs för meddelande om belöningen fås från databasen för valets genomförande.Mottagare av personuppgifter Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den mån de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter hos våra partner enligt lagstiftning. Vi lämnar inte ut registeruppgifter till tredje part. Detta gäller inte utlämnande av uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstidPersonuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den utsträckning som de är nödvändiga och tillämpas av den personuppgiftsansvarige i verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål. De personuppgifter om vinnaren som sparats i utlottnings- och belöningsregistret för fullmäktigevalet förstörs på ett datasäkert sätt efter att priset har överlämnats senast tre månader efter att alla priser och belöningar har levererats.Den registrerades rättigheterOm väljaren inte vill att hens uppgifter ska användas vid utlottningen ska hen meddela sitt namn och sitt medlemsnummer i handelslaget till vaalit.arina@sok.fi senast 23.4.2026. Väljaren kan då inte delta i utlottningen.Registrerade personer har därtill följande rättigheter:

Rätt till tillgång (via en informationsbegäran)
Rätt till rättelse, -”-
Rätt till radering
Rätt till begränsning av behandling
Rätt att motsätta sig behandling
Rätt till återkallande av samtycke
Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.Återkallande av samtyckeEn person har rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.Återkallande av samtycke görs genom att kontakta vaalit.arina@sok.fi.Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtalBehandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profileringBehandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderVi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att tillämpa adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder.I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-utrymmen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen. Uppdaterad 01.2026