| S-ryhmän Toimittajarekisteri | |
| Käsittelyn tarkoitukset | Tietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon selvitystyön osalta. |
| Käsittelyn peruste | Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. |
| Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta | Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun. |
| Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä | Toimittajan yhteyshenkilöt |
| Käsiteltävät henkilötiedot | Liikekumppanimasterdata:· Liikekumppanin nimi· Nimen tarkenne· Nimen lisätarkenne· Nimilyhenne· Ylempi liikekumppani· Liikekumppanin tunnus· Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus· Edellinen nimi· Yhtiömuoto· Asiakasryhmä· Toimittajaryhmä· Konsernikoodi· Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta· Aloituspvm· Enn.perintä voimassa· Lopetuspvm· Lopetussyy· Lähiosoite· Postinumero· Postitoimipaikka· Postilokero· Postinumero (postilokero)· Postitoimipaikka (postilokero)· Maa· Kieli· Puhelin· Telefax· Sähköposti yleinen· OVT -tunnus |
| Kuvaus henkilötietoryhmistä(viranomainen) | Toimittajan yhteystiedot |
| Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Tavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin LiikekumppanirekisteriToimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmäToimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto |
| Vastaanottajaryhmät | Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. |
| Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet | Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Toimittajarekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. |
| Asianmukaisia suojatoimia koskeva dokumentaatio, jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan mukaan (viranomainen) | Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti. |
| Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit | Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen, |
| Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.Rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. |
| Suostumuksen peruuttaminen(rekisteröity) | Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus. |
| Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle | Toimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta |
| Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. |
| Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |
