Register för Handelslaget Arina fullmäktigeval

DataskyddsbeskrivningREGISTER FÖR OSUUSKAUPPA ARINA FULLMÄKTIGEVAL DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 1.1.2026)Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 191. RegisteransvarigOsuuskauppa ArinaPostadress: PL 823, 00088 S-RyhmäBesöksadress: Nuottasaarentie 1, 90400 OuluFO-nummer 0187614–32. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter tietosuojavastaava@sok.fi 3. Person som sköter registerärendenarina.tietosuoja@sok.fi4. Ändamål med behandling av personuppgifterÄndamålet med behandlingen av personuppgifter är att genomföra Handelslaget Arina:s fullmäktigeval i enlighet med handelslagets stadgar och valordning.Utifrån uppgifterna i registret produceras kandidatanmälningarna och valmaskinen för valet samt arrangeras valet. Handelslaget kan skicka begäranden om granskning och komplettering av kandidatanmälan till ombuden samt valmaskinsinbjudningar och påminnelser om deltagande i valmaskinen till kandidaterna i Handelslagets fullmäktigeval. Handelslaget fastställer vilka uppgifter som matas in i valmaskinstjänsten. Kandidatanmälningarna och de uppgifter som kandidaterna lämnat till valmaskinen används för genomförande av Handelslagets fullmäktigeval och presentation av kandidaterna. De uppgifter som kandidaten har angett i valmaskinen finns tillgängliga för allmänheten i valmaskinen efter offentliggörandet. Kandidatförteckningen skickas till röstberättigade medlemmar i Handelslaget och publiceras i de medier som Handelslaget bestämt.De röstberättigade medlemmarna väljer genom val personer som ska representera ägarkunderna och utöva beslutanderätt i sitt eget handelslags fullmäktige. Det handlar således om handelslagens och hela S-gruppens behov av att få sina röstberättigade medlemmar att engagera sig i handelslagets verksamhet genom att rösta i de lagstadgade fullmäktigevalen. Röstarnas personuppgifter behandlas för att identifiera rösträtten och registrera den avgivna rösten.Valresultatet offentliggörs i enlighet med valordningen efter det att valresultatet har bekräftats av S-valnämnden. För att säkerställa öppenheten i Handelslagets administration och medlemmarnas rätt att få information kan Handelslaget hålla valresultaten allmänt tillgängliga på sin webbplats tills resultatet av nästa fullmäktigeval bekräftas.I fullmäktigevalregistret förs ett register över kontaktbegäran. Syftet med registret är att behandla kontakter mellan personer som är intresserade av kandidatur och uppställande på kandidatlistan och att informera om valet.Uppgifterna i registret används inte för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring eller marknadsundersökningar eller opinionsundersökningar.5. Grund för behandling av personuppgifterSamtycke: Personen har gett sitt samtycke till uppdraget eller kontakten.Rättslig förpliktelse: Lagen om andelslag, Handelslagets stadgar och valordning.6. Personuppgifter som behandlasVi behandlar följande uppgifter som lämnats av ombud och kandidater:

Namn
Hemadress och hemkommun
Medlemsområde
Medlemsnummer
Personbeteckning
Postspråk

Dessutom behandlar vi följande uppgifter om kandidaten:

Tilltalsnamn
Telefonnummer
E-postadress
Kandidatnummer
Kandidatfoto
Personlig postvalskod

Om ombudet och suppleanten behandlar vi följande uppgifter:

Tilltalsnamn
Telefonnummer
E-postadress

Information om kandidaten som behandlas i valkompassen:

kandidatens medlemsområde,
kandidatens nummer,
kandidatlistans namn,
kandidatens boendekommun,
ålder,
kandidatens motto eller valtema,
övriga svar från kandidaten på valkompassens frågor,
ett fotografi av kandidaten och
kandidatens sidor på sociala medier

Vid val behandlas följande uppgifter om röstare:

Namn och handelslagets medlemsnummer
Hemkommun
Telefonnummer, e-postadress eller postadress
Personbeteckning, om den röstberättigade röstar i postval

7. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källorKandidatanmälans ombud och/eller kandidat, eller röstaren själv. 8. Mottagare av personuppgifter Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den mån de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter hos våra partner enligt lagstiftning. Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.Kandidatförteckningen och de uppgifter som kandidaten lämnat till valmaskinen publiceras i de kommunikationsmedel som Handelslaget bestämmer.Valresultatet och varje kandidats röster publiceras efter valet på internet och i andra kommunikationsmedel som Handelslaget bestämt.9. Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.10. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstidPersonuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den utsträckning som de är nödvändiga och tillämpas av den personuppgiftsansvarige i verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål. Personuppgifterna i registret förstörs på ett datasäkert sätt i slutet av Handelslagets valår.De valresultatrapporter som Handelslaget publicerar är offentliga fram till publiceringen av resultaten av nästa fullmäktigeval. Därefter kan Handelslaget spara valresultatrapporterna som historik i Handelslagets förvaltningsregister.11. Den registrerades rättigheterRegistrerade personer har följande rättigheter:

Rätt till tillgång (via en informationsbegäran)
Rätt till rättelse
Rätt till radering
Rätt till begränsning av behandling
Rätt att motsätta sig behandling
Rätt till återkallande av samtycke
Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.12. Återkallande av samtyckePersonen har rätt att återkalla sitt samtycke om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.En person kan återkalla sitt samtycke genom att kontakta den registeransvarige eller Handelslagets S-valnämnd. Om en person återkallar sitt samtycke till behandling av uppgifter som lämnats för kandidatlistan/kandidatanmälan, kan hen inte längre vara kandidat eller ombud för kandidatlistan/kandidatanmälan vid Handelslagets fullmäktigeval. Om den registrerade återkallar sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter som lämnats för valmaskinen, avlägsnas personens uppgifter från valmaskinen, men hen kan fortfarande vara kandidat i valet.13. Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderVi skyddar personuppgifter noggrant under hela deras livscykel genom att använda lämpliga säkerhetsåtgärder.Inom S-gruppen skyddar vi personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, skyddsåtgärder för datakommunikation, kontinuerligt underhåll av informationssystem, säkerhetskopiering samt genom att använda säkra anläggningar, passagesystem och säkerhetssystem. Tilldelning och övervakning av användarrättigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som hanterar personuppgifter. Vi väljer våra underleverantörer noggrant. Vi uppdaterar kontinuerligt våra interna rutiner och riktlinjer.Om vi trots våra säkerhetsåtgärder upptäcker en personuppgiftsincident, utreder vi den omedelbart och strävar efter att förhindra eventuella skador. Vi informerar nödvändiga myndigheter och de registrerade i enlighet med lagstiftningens krav.Uppdaterad 01.2026