Lämmitysöljykaupan asiakasrekisteri

Osuuskauppa Arinan lämmitysöljymyynnin tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäOsuuskauppa ArinaPostiosoite: Nuottasaarentie 1Käyntiosoite: 90400 OULUY-tunnus: 0187614-32. Tietosuojavastaavan yhteystiedotTietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilöarina.tietosuoja@sok.fi4. Rekisterin nimiOsuuskauppa Arinan lämmitysöljymyynnin asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset, nettitilaus tai käynti paikan päällä) ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art. 6.1 b) Sopimus Tilaus ja toimitussopimus7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedotOsuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

Nimi
Henkilötunnus (y-tunnus)
Toimitusosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Osuuskaupan jäsennumero
Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
Tiedot asiakkaan ostoista
Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
Tieto luottokelpoisuudesta

North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot:

Asiakkaan nimi
Polttoöljyn toimitusosoite
Puhelinnumero ja/tai sähköposti
Toimituksen lisätiedot

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätAsiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tilausjärjestelmän tai puhelintilauksen avulla. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, Lindorffin, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetEmme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käyttötarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Osuuskauppa: tilaus paperidokumenttina: kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta 12 kk jälkeenOsuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksestaKuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6 + 1 vuottaNEOT säilyttää tilaushistoriaa kuluvan + kaksi vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.Rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.15. Suostumuksen peruuttaminenKäsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimuksellePolttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finlandin luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.Päivitetty 04.2022