Arinan rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisterin tietosuojaseloste

Osuuskauppa Arinan rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisterin tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäOsuuskauppa ArinaPostiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 OuluKäyntiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 OuluY-tunnus: 0187614-32. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.arina@sok.fi4. Rekisterin nimiOsuuskauppa Arinan rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisteri.5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon.Vuokrasopimuksen ja kiinteistöhallinnon sopimuksien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

varmistaa sopimusosapuolen henkilöllisyys ja oikeus hoitaa kyseistä asiaa
vuokran maksuseuranta

Kiinteistöjen ylläpidon ja rakennuttamisen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja. Käsittelyn tarkoitus on toiminnan varmistaminen, tiedon jakaminen, yhteydenpito häiriötilanteissa ja mahdolliset muut yhteydenotot.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen

kirjanpitolaki
laki asuinhuoneiston vuokrauksesta
laki liikehuoneiston vuokrauksesta
maankäyttö- ja rakennuslaki
asunto-osakeyhtiölaki
osakeyhtiölaki

Henkilötunnuksen käsittely perustuu lakisäteiseen velvoitteeseen, rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.Kiinteistöjen rakennuttamisen ja hallinnan osalta on tehty sopimukset sekä ylläpidossa nimetyt huoltomiehet.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedotVuokrasopimus:

vuokralaisen nimi
henkilötunnus/y-tunnus
osoite
puhelinnumero
sähköposti
muut taloudessa asuvat

Rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon ja kiinteistöhallinnon järjestäminen

nimi
henkilötunnus (henkilökohtaiset valtakirjat/kauppakirjat)
työyhteystiedot/yhteystiedot
puhelinnumero
sähköpostiosoite
ammatti

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätVuokraus: Yhteystiedot, henkilötunnusKiinteistöhallinto: Yhteystiedot, maksuyhteystiedot (tilinumero)Rakennuttaminen: YhteystiedotYlläpito: Yhteystiedot10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan henkilöltä itseltään tai sidosryhmän yhteyshenkilöltä tai yritykseltä.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Näitä ovat esimerkiksi:

SysArt Oy, Requeste tehtävienhallinta
Granlund Manager (vikailmoitukset palvelupyynnöt)
Haahtelan Kiinteistötieto
Enerkey
Prodect
Modelspace
Scudo Pro

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Rajattuja henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa kohteen huoltoliikkeelle heidän työtänsä velvoittavissa rajoissa.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetEmme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Vuokrasopimuksia säilytetään vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen lain velvoittamin edellytyksin kuusi+yksi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.Rakennuttamiseen, kiinteistöjen ylläpitoon, kiinteistöhallintoon liittyviä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin yhteistyö kyseisen sidosryhmän ja henkilön välillä on ajankohtaista.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.Rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.15. Suostumuksen peruuttaminenNiiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleVaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterin pitäjänä toimiva kerää vain prosessin kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia.Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, henkilö voi kieltäytyä suostumuksen antamisesta seuraamuksetta.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaRekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisten henkilötietoluokkien 1-3 mukaisia tietoja. Rekisterien tiedoista on henkilötietoluokan 1-3 mukaista tietoa (yhteystiedot).Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisestiPäivitetty 12.2023

Kiinteistösidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Osuuskauppa Arinan rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisterin tietosuojaseloste