Sponsorointi- ja tukihakemusrekisteri
Sponsorointi- ja tukihakemusrekisteri
Sponsorointi- ja tukihakemusrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Arina:
Postiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu
Käyntiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu
Y-tunnus: 0187614-3
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Rekisterin nimi
Osuuskauppa Arinan sponsorointi- ja tukihakemusrekisteri
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan sponsorointi- ja tukihakemusten käsittelyn ajaksi. Tietoja käytetään hakemusten käsittelyyn, päätöksentekoon sekä hakijoiden kontaktoimiseen. Sponsorointi- ja tuenhakijat myöntävät erillisellä suostumuksella tietojen käsittelyn. |
|
Henkilötietojen käsittelyn peruste |
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 a) Suostumus Henkilötietoja käsitellään perustuen sponsorointi- ja tukihakulomakkeessa henkilön antamaan suostumukseen.
Art. 6.1 b) Sopimus Henkilötietoja käsitellään Osuuskauppa Arinan ja sponsoroitavan välisen sopimuksen toteuttamiseksi. |
|
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta |
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun. |
| Käsiteltävät henkilötiedot | Palvelun toteuttamiseksi käsiteltävät tiedot:
|
| Käsiteltävät henkilötietoryhmät | Sponsorointi-/tuenhakijat. |
| Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Hakemuksen täyttäjä ilmoittaa tiedot sponsorointi- ja tukilomakkeella. |
| Henkilötietojen vastaanottajat | Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä‐ ja tukipalveluiden tuottamisessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen muille kolmansille osapuolille, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. |
| Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet | Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. |
| Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit | Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Henkilötiedot poistetaan rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä henkilön käytettyä kielto-oikeuttaan tai kun on perusteltu syy olettaa, etteivät henkilötiedot ole enää täsmällisiä (esimerkiksi viestit eivät mene enää perille). |
| Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua tietoihin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. |
| Suostumuksen peruuttaminen | Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä sponsoroinnin järjestäneeseen tahoon. |
| Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle | Sponsorointi- tai tukisopimusta ei voida allekirjoittaa ilman seuran/yhteisön yhteyshenkilön henkilötietoja. |
| Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. |
| Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Tukihakuäänestyksen järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |
Päivitetty 03/2025